Comment l’IME Hovia a amélioré la qualité de son transport en optimisant ses tournées ?

L’IME Hovia (anciennement IME Berthier) a pu améliorer la qualité de son transport en réduisant le temps de trajet maximum des usagers de 41 % et en prenant en compte les besoins spécifiques des usagers, tout en réduisant les coûts du transport.

1. Présentation

2. Les enjeux

   1. Les attentes de l'IME Hovia

3. La solution

   1. Le choix de Nomad

   2. La démarche

4. Les résultats

Présentation

L’association HOVIA (anciennement Le Moulin Vert), reconnue d’utilité publique, a été créée en 1902. L’association assure aujourd’hui des missions de protection de l’enfance et des familles, d’accompagnement des personnes en situation de handicape (PSH) et d’accueil des personnes âgées dépendantes. Elle gère aujourd’hui plus de 60 établissements et services médico-sociaux (ESMS) répartis sur 50 sites dans 4 régions (Bretagne, Hauts-de-France, Île-de-France et Normandie) et 10 départements. L’association emploie plus de 1 300 salariés et accueille plus de 3 300 usagers. Son budget annuel s’élève à 84 millions d’euros.

L’Institut Médico-Éducatif (IME) Hovia accompagne près de 60 jeunes âgés de 4 à 20 ans présentant une déficience intellectuelle et/ou des troubles du spectre autistique (TSA). Situé à Paris, l'établissement fonctionne en semi-internat, offrant ainsi un suivi adapté et personnalisé à chaque jeune. L’IME accueille principalement des jeunes issus du secteur parisien intra-muros. Cependant, certains jeunes viennent également de départements voisins, renforçant ainsi la mission de l’établissement d’offrir un soutien éducatif et thérapeutique à un large public.

Les enjeux

“ On a décidé de travailler avec Nomad (désormais Optiago) qui nous ont présenté leur outil et sa déclinaison pour répondre à une vraie problématique sur cet établissement qui accueille plus de 60 enfants aujourd’hui et pour lesquels la question des transports étaient régulièrement complexe à la fois de la part le profil des enfants accueillis, les conditions de transport, les temps de trajets et les modalités de transport. On était sur un imbroglio et on avait très peu de flexibilité finalement avec le transporteur qui lui-même pouvait rencontrer des aléas. Donc on avait très peu de transparence sur ce dossier-là et surtout très très peu de flexibilité. ”

Malika Mayah, Directrice IME Hovia

L'IME Hovia a récemment entrepris une refonte complète de son organisation de transport. Jusqu'à présent, le trajet de certains enfants pour parcourir seulement 10 km dans Paris pouvait durer 30 à 40 minutes. Ce temps de transport excessif, combiné à un manque de transparence, posait des défis majeurs.

Le contrôle de l'organisation des trajets échappait souvent à l'établissement, car il était sous la responsabilité exclusive du transporteur, qui manquait de temps pour ajuster ses services aux besoins changeants des enfants. Conscients des problèmes posés par les longues durées de trajet—notamment les impacts somatiques sur les jeunes—les responsables de l'IME Hovia ont ressenti le besoin de réévaluer les itinéraires en fonction des profils des enfants et de leurs besoins spécifiques.

Un deuxième enjeu est qu’il fallait réduire les coûts de transport qui ne cessent d’augmenter d’année en année et qui ne sont pas forcément revus par les financeurs.

Les attentes de l’IME Hovia

La solution

Le choix de Optiago (ex Nomad)

“ Ce qui est intéressant avec Optiago (anciennement Nomad) c’est qu’on peut faire un point hebdomadaire avec le transporteur parce que bien évidemment il faut aussi l’adhésion du transporteur et on arrive à réguler très très vite et à proposer d’autres solutions. Et surtout, on s’adapte au regard du trafic, des différents travaux qu’il peut y avoir sur Paris et on peut déjà anticiper les arrivées et départs. ”

La démarche

Étape 1 : Identifier les contraintes de l'établissement

La première étape du processus consiste à recenser toutes les contraintes spécifiques à l'IME Hovia pour concevoir une nouvelle organisation du transport. Compte tenu de la vocation régionale de l'établissement, la majorité des jeunes sont situés à Paris intra muros, bien que certains vivent à plus de 25 km. Avec 15 véhicules à disposition, l'un des défis majeurs était de réduire les temps de trajet, qui pouvaient parfois dépasser 2 heures en raison du trafic dense. L'objectif principal était donc de limiter ces trajets à 1h30 maximum.

Étape 2 : Prendre en Compte les Besoins des Usagers

Tous les jeunes doivent être récupérés à leur domicile, compte tenu de leur déficience intellectuelle ou de leurs troubles du spectre autistique (TSA). La mise en place de points de ramassage centralisés n'était pas envisageable, car cela aurait augmenté la distance parcourue par les chauffeurs et perturbé l'emploi du temps des parents, qui ont souvent des contraintes strictes. Il était donc essentiel de définir des fenêtres horaires précises pour chaque domicile.

Étape 3 : Intégrer le Projet Individuel d’Accompagnement (PIA)

Chaque jeune bénéficie d'un Projet Individuel d’Accompagnement (PIA), élaboré conjointement par l'équipe pluridisciplinaire de l'IME et les familles. Ce projet inclut parfois des trajets spécifiques, comme l'inclusion scolaire, où l'enfant doit être déposé à l'école plutôt qu'à domicile, souvent en milieu de journée. D'autres enfants nécessitent des déplacements vers des centres de loisirs ou des séances d'orthophonie, qui doivent également être intégrés dans l'organisation des trajets.

Étape 4 : Optimisation et Ajustements

Une fois toutes les contraintes identifiées, une première optimisation des trajets a été proposée. Cette optimisation a ensuite été ajustée en fonction de la réalité du terrain, en tenant compte des besoins spécifiques des usagers qui n'avaient pas pu être modélisés initialement :

• Problèmes de mixité : Certains jeunes ne peuvent pas être transportés ensemble en raison de mauvaises relations ou de pathologies incompatibles.

• Problèmes d'isolement : Un usager doit parfois être seul sur la banquette.

• Autres spécificités : Un usager doit être assis à l'avant, récupéré en dernier, ou déposé en premier, etc.

Cette dernière phase d'ajustement a été la plus complexe, car chaque organisation est unique, et des incompatibilités peuvent surgir. L'expertise de l'équipe de l'IME Hovia, qui connaît bien les usagers qu'elle accompagne depuis des années, a été cruciale pour garantir une organisation de transport optimale.

“Tout n’est pas parfait parce que finalement, au niveau de l’organisation des tournées, on se retrouve avec d’autres interrogations, par exemple des troubles qui apparaissent [...]. Pour l’instant on est satisfait et surtout satisfait de la réactivité. On a pas à passer par 50 mails pour rectifier les tournées, c’est assez rapide.”

Les résultats

1. Réduction des Coûts de Transport

L'optimisation de l'organisation du transport à l'IME Hovia a permis une réduction significative des coûts associés, notamment grâce à une meilleure gestion des trajets et à une diminution du nombre de véhicules nécessaires.

2. Réduction du Temps de Trajet

• Temps de trajet moyen : Une réduction de 5 %, passant de 51 minutes à 48 minutes.

• Temps de trajet maximum : Une réduction de 41 %, passant de 2 heures 10 minutes à 1 heure 32 minutes.

  
  

3. Réduction du Nombre de Véhicules

L'optimisation a également permis de réduire le nombre de véhicules nécessaires de 15 %, passant de 15 véhicules à 13.

4. Amélioration de la Qualité du Service pour les Usagers

Les usagers bénéficient désormais d'une meilleure qualité de service grâce à des trajets plus courts et mieux organisés, ce qui améliore leur confort et réduit le stress lié aux déplacements.

5. Gain en Transparence

L'IME Hovia a gagné en transparence dans l'organisation du transport, offrant aux familles et aux professionnels une meilleure visibilité sur les horaires et les itinéraires.

6. Flexibilité Accrue

L'optimisation du système a introduit une plus grande flexibilité dans l'organisation du transport, permettant de mieux répondre aux besoins individuels des usagers, notamment en cas de changements de dernière minute.

“On a des améliorations des temps de trajets, des améliorations au niveau des coûts et puis des tournées auxquelles ils s’habituent depuis la rentrée septembre.”