ESMS Numérique, transformation digitale et transport des usagers dans le médico-social : retrouvez le témoignage de Florian Sodini, directeur d’établissements chez Itinova, relatif à son expérience dans l’organisation du transport collectif des personnes en situation de handicap avec Nomad. En collaboration avec Christophe Douane, directeur associé chez ALLEA et enfin, Geovanny Osorio, cofondateur et directeur général de Nomad (devenu Optiago en septembre 2024).
La dynamique de transformation numérique touche toutes les dimensions du secteur médico-social. La problématique centrale était ici de comprendre comment maîtriser l’organisation du transport dans le secteur du médico-social dans un contexte de numérisation de celui-ci.
Les points clés abordés lors de ce webinaire :
Retrouvez le replay du webinaire en bas de page ⬇️
ESMS Numérique et transformation digitale
La transformation numérique des ESMS est un véritable levier pour améliorer la qualité de service rendue aux usagers et au service des professionnels de l’accompagnement des personnes en situation de handicap (PSH). Aujourd’hui, le secteur de la santé en France est en pleine digitalisation, véritable dynamique impulsée par l’Etat. La digitalisation ne concerne plus uniquement les soins et le sanitaire, mais aussi le secteur du médico-social. La numérisation du secteur s’appuie notamment sur des programmes ambitieux tel que le Ségur du numérique en santé qui représente aujourd’hui 1,4 milliards d’euros à destination du sanitaire et 700 millions d’euros à destination du médico-social.
Christophe Douane explique que, “depuis 2021, cette volonté de numériser ne cesse de croître et un programme a véritablement accéléré cette tendance : le programme ESMS Numérique, véritable démarche de maturité mise en œuvre pour rattraper un retard observé au niveau du secteur médico-social”.
Comment se caractérise la transformation numérique du secteur de la santé et du médico-social en France ?
La digitalisation récente du secteur se traduit d’abord avec le Ségur du numérique en santé. Le Ségur du numérique en santé est un accord social intervenu en France en 2020 entre le Gouvernement et les acteurs du secteur de la santé (professionnels, syndicats…). L’objet de cet accord était de réformer et d'améliorer le système de santé français, en réponse, notamment, à la pandémie de Covid-19 et ses conséquences. L’une des composantes du Ségur du numérique en santé est le volet numérique ayant pour objectif d’accélérer le déploiement du digital dans le secteur de la santé. Le principal objectif est de permettre un partage fluide et sécurisé des données de santé entre professionnels et usagers. Dans quel but ? Améliorer la qualité des soins et de l’accompagnement.
Un élément important de ce virage en faveur du développement du numérique : le programme ESMS numérique.
En quoi consiste le programme ESMS Numérique ? Il a vocation à accélérer la transformation digitale des établissements et services médico-sociaux, en encourageant l’équipement et l’utilisation d’un Dossier Usager Informatisé (DUI). Ce dossier usager informatisé doit favoriser la coordination et la communication entre les acteurs du parcours des personnes accompagnées.
Qu’est ce que la fonction transport des usagers dans le secteur médico-social ?
L’organisation du transport des usagers dans le secteur médico-social répond à enjeu financier. En effet, la maîtrise de la gestion du transport au sein des ESMS n’est plus seulement un défi logistique, mais surtout un levier stratégique d’optimisation des dépenses. Comme le souligne Geovanny Osorio, le transport représente aujourd’hui la deuxième dépense des établissements, derrière les dépenses de personnel.
Le second enjeu est celui de la qualité de service et de prise en charge des usagers. Lorsque les ESMS organisent leur transport, il est nécessaire qu’ils prennent en compte les besoins spécifiques de l’ensemble des usagers : type d’handicap, horaires de prise en charge, semaines paires et impaires, incompatibilités...
Il faut également prendre en compte les données de l'établissement : horaires d'accueil et de fin d'accompagnement, ainsi que la capacité logistique disponible : flotte de véhicules, aménagements spécifiques des véhicules, nombre de places…
L’ensemble de ces données rend la tâche complexe pour les établissements, d’autant plus lorsque c’est le transporteur qui propose l’organisation du transport. La structure des coûts est hétérogène : il est parfois difficile de déterminer sur quel élément s’est basé le transporteur pour déterminer celle-ci. Le coût en kilomètre est-il facturé à partir du point de dépôt ? À partir du premier usager pris en charge ? Ou alors par rapport au nombre de circuits proposés ? Souvent, il n’est pas évident de déterminer si le transporteur a fait la proposition la plus optimale.
Pourquoi l’organisation et l’optimisation du transport des usagers est-elle complexe ?
Ce travail demande à la fois, une bonne connaissance des territoires et des publics, ainsi que la capacité d’offrir une organisation logistique optimale. Une mauvaise organisation n’a pas seulement un impact direct sur les finances des ESMS. Sans outils, il est difficile pour les établissements de contrôler le temps de trajet des usagers qui, dans de nombreux cas, peuvent passer plus de trois heures par jour dans les transports. Les conséquences sont multiples : stress, fatigue, absence de vie sociale, voire déscolarisation.
Les possibilités de tournées sont tellement nombreuses qu’il n’est pas impossible de faire des erreurs. Geovanny Osorio affirme que se tromper sur l’organisation d’une demie journée reviendrait à se tromper sur 10 demies journées dans la semaine et éventuellement 40 semaines dans l’année. En somme, une seule erreur peut avoir de grosses conséquences sur le long terme.
Comment optimiser l'organisation du transport des usagers ?
Les établissements renseignent dans le logiciel Nomad (devenu Optiago), les besoins spécifiques des usagers, les données de l’établissement et leur capacité logistique . À partir des informations renseignées dans le logiciel, l’algorithme conçu et développé par Nomad va créer des circuits de ramassage optimisés en un clic. L'objectif est de réduire au maximum les coûts de transports, tout en respectant les besoins de chaque usager. Les structures médico-social valident les tournées, avant de les exporter à destinations des chauffeurs et des familles d’usagers via les applications dédiées.
L’optimisation de l’organisation des circuits de ramassage concerne tous les ESMS mais toutes les optimisations ne sont pas nécessairement égales. Cela dépend de la stratégie dans la structuration des coûts des transporteurs mais également de l’objectif des établissements : optimiser pour réduire le nombre de kilomètres ? Optimiser pour réduire le nombre de tournées ? Optimiser pour réduire les émissions de CO2 ? Optimiser pour réduire le temps de trajet des usagers ?…
Numérique et transport : Partage d’expérience, association Itinova
Florian Sodini, directeur d’établissements chez Itinova, a participé au webinaire aux côtés de Christophe Douane et Geovanny Osorio afin de partager son expérience dans l’organisation et l’optimisation du transport avec le logiciel Nomad.
Le groupe d'association Itinova a un périmètre national et regroupe aujourd’hui 74 ESMS. Florian Sodini est responsable d’un Institut Médico-Educatif (IME) situé à Villeurbanne, d’un IME situé à Lyon 3 et d’un service d’éducation précoce également situé à Villeurbanne.
Les établissements de l'agglomération lyonnaise ont, en effet, fait appel à la solution Nomad (depuis Optiago) à deux reprises. La première fois concernait la constitution d’un appel d'offre pour le transport de ses usagers. La deuxième sollicitation avait pour objet d’optimiser l’organisation du transport pour ses établissements pour renégocier le contrat avec le transporteur qui avait remporté l’appel d’offre.
Le principal objectif était la diminution des coûts. En effet, il fait part d’une augmentation de 30% lors de la rentrée de 2022, augmentation qui ne lui avait pas été notifiée. Pour Florian Sodini “l’approche artisanale”, avec des outils qui ne sont pas véritablement appropriés pour l’organisation du transport, “ne permet pas d’avoir une réelle vision de ce qui est proposé dans l’organisation des coûts”. Il parle d’opacité complexifiant ainsi la prise de décision.
Nomad (depuis Optiago) lui a permis une analyse objective de l’organisation. “Qu’est-ce qu’il serait possible d’obtenir, d’un point de vue théorique, avec l’optimisation de l’organisation des transports ? Est-il plus intéressant de réduire le nombre de tournées ? Diminuer le nombre de kilomètres ? Établir des points de regroupement commun ?” Tous ces scénarios permettent de modéliser une proposition théorique, qui va offrir une base de comparaison. Florian Sodini affirme avoir utilisé Nomad comme un véritable « outil d’aide à la décision », et in fine « un outil d’aide à la négociation ».
Florian Sodini souhaitait avoir une vision objectivé de la réalité afin de renégocier son contrat avec le transporteur pour atteindre un objectif budgétaire : 362 600 euros.
Comment Itinova a utilisé Nomad pour l'optimisation de ses transports ?
Etape 1 : Organisation du transport des usagers : analyse de l’existant
La première étape de ce travail d’analyse, la moins accessible selon Florian Sodini, est le report de toutes les données des usagers (adresses, heures et jours de prise en charge...) ainsi que la capacité logistique du transporteur.
Etape 2 : Mutualisation du transport des usagers entre établissements Itinova
La mutualisation est un des leviers les plus importants dans la réduction des coûts de transport des usagers du médico-social. Ainsi, Florian Sodini souhaitait évaluer la pertinence de cette solution en mutualisant les transports entre deux établissements avec la création de points de rendez-vous.
13 circuits étaient organisés au départ. En prenant en compte le taux d’effort demandé aux familles des usagers, c'est-à-dire l’effort de déposer les enfants aux points de regroupement (ici défini avec les familles à 1 kilomètre maximum de leur lieu de vie), ainsi que la mutualisation entre les deux établissements, il était possible d’envisager une réduction du nombre de tournées de 13 à 11. Cette réduction théorique a permis d’entamer les négociations auprès du transporteur.
Florian Sodini a alors proposé au transporteur de “réduire le nombre de tournées tout en réduisant également le temps passé par les conducteurs sur le trajet (autre composante importante de la réduction des coûts)”.
Finalement, malgré la réduction significative du nombre de tournées et la réduction du temps passé par trajet, la diminution du coût par circuit n’était pas proportionnelle aux réductions théoriques. Florian Sodini affirme alors que les composantes coûts ne sont pas « transparentes » et que certains enjeux de négociations font que les coûts ne sont pas « établis sur des bases objectives ».
Nomad (depuis Optiago) : un outil d’aide à la décision et à la négociation
“Un outil d’aide à la décision”, c’est à ce moment que Nomad (désormais Optiago) prend toute sa dimension : il faut savoir avec qui travailler, de quelle manière et comment décomposer les tâches. La conclusion de Florian Sodini est de dire que “la collaboration avec Nomad (désormais Optiago) lui a inspiré une nouvelle manière de gérer le transport de ses usagers, en travaillant par exemple avec d’autres prestataires et pas un transporteur unique”.
Cet audit des transports a permis d’obtenir une véritable base de travail pour négocier, se rendre compte et évaluer la crédibilité du prestataire dans l’organisation du transport. Il poursuit en considérant qu’il y a une véritable « possibilité de penser les choses différemment dans l’organisation du transport ». Ces outils d’analyse objective, tel que Optiago, sont aujourd’hui indispensables.
Replay : ESMS Numérique, transformation digitale et transport des usagers
Conclusion
Ce webinaire a permis de mettre l’accent sur les résultats d’optimisations grâce à la transformation digitale et aux logiciels. Florian Sodini met en avant les possibilités offertes par l’utilisation du logiciel Optiago en ce qui concerne l’organisation du transport dans le secteur médico-social : réduire le nombre de tournées, réduire le temps de trajet passé par les conducteurs, mutualiser le transport entre plusieurs établissements, mettre en place des points de regroupement… Plus que cela, Optiago se présente aujourd’hui comme un véritable outil d’aide à la décision lors des phases de négociation.
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