top of page

[Replay] Webinaire Structures 3.0 : Bilan de l’expérimentation avec l’APEI de l’Aube

Photo du rédacteur: Geovanny osorioGeovanny osorio

Dernière mise à jour : 23 févr. 2024


En 2021, Nomad (devenu Optiago en septembre 2024) a participé à l’appel à projet Structures 3.0, initié par l’Agence du Numérique en Santé. Lors de cette expérimentation, Optiago a travaillé avec plusieurs associations médico-sociales pour évaluer la solution de transport sur le terrain et dans des cas réels. Plusieurs hypothèses devaient être testées, quels sont les retours ?


esms, médico social, optimisation transport esms, transport esms, logiciel medico social

Pour rappel, Structures 3.0 est un appel à projet dédié aux structures de santé et aux fournisseurs de solutions numériques. En participant à ce projet nous avions comme principal objectif de recevoir les retours de professionnels afin de savoir précisément ce que notre solution pourrait apporter aux établissements du secteur médico-social.


Les organismes gestionnaires qui sont intervenus dans le projet sont l’APEI de l’Aube, l’association Hovia, la fondation OVE et Accueil Savoie Handicap. Nous avons également travaillé avec le cabinet de conseil médico-social Ressourcial et l’institut de recherche IFROSS. Le projet a permis de tester la solution à grande échelle, sur 16 établissements au total.


Lors de ce webinaire, nous avons abordé avec M. Diallo la situation de l’APEI de l’Aube, qui a participé à l'expérimentation avec 12 établissements, et les besoins que l'association avait en acceptant de faire cette expérimentation, puis la solution mise en place. M. Passis, directeur de Ressourcial et expert des systèmes d’information, nous a appuyés sur la partie technique et l’environnement médico-social.




Présentation du projet Structures 3.0


Besoins de transport de l’APEI de l’Aube


L’APEI de l’Aube est une association engagée dans le soutien et l’accompagnement des personnes en situation de handicap, avec des coûts de transport dépassant les deux millions d’euros chaque année. Face à des dépenses de transport élevées, l’APEI de l'Aube a entrepris une démarche pour obtenir une meilleure visibilité sur les coûts et évaluer la cohérence entre les services fournis et les frais engagés.


L’APEI de l’Aube avait plusieurs objectifs en acceptant de participer à cette expérimentation :


  1. Améliorer la lisibilité des coûts de Ttransport : L’association souhaitait obtenir une vue claire et détaillée des coûts de transport pour vérifier la cohérence des dépenses avec les services fournis par les transporteurs.

  2. Optimiser les tournées de transport : L’APEI recherchait une solution capable d’optimiser les itinéraires de transport pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité des trajets.

  3. Améliorer le confort des usagers : L’objectif était aussi d’apporter plus de confort aux personnes accompagnées pendant leurs trajets.

  4. Faciliter la communication entre les acteurs du transport : L’association désirait un outil qui permettrait une meilleure communication entre les chauffeurs, les établissements et les familles.


Logiciel d'optimisation Optiago et hypothèses avant l'expérimentation


Selon Geovanny Osorio, directeur et co-fondateur de Optiago, le choix d’une solution de transport dédiée au secteur médico-social est né du constat de l’ensemble des contraintes représentées par celui-ci.

  • Reconfiguration des voitures

  • Problématiques de transport spécifiques à chaque personne (type de handicap)

  • Respect du temps de trajet maximal

  • Présence des usagers sur la semaine irrégulière (externat, internat, internat séquentiel…)


Dans le cadre du projet, plusieurs cas ont pu être identifiés et testés : milieu rural, grandes villes (Lyon, Paris), établissements de tailles différentes, public et handicaps différents.


Le but du projet pour Nomad était de confronter 3 hypothèses à la réalité du terrain :


  • L’amélioration du confort des usagers

  • L’optimisation des ressources, à la fois pour les établissements et les transporteurs

  • La traçabilité et la collecte des données, sans faire perdre de temps aux professionnels s’occupant de la gestion des transports


Comme l’explique Geovanny Osorio, le transport est entre deux extrêmes : le cas où l'on a de l’argent illimité qui permet d’utiliser un véhicule pour chaque personne, et le cas où l'on a du temps illimité qui permet d’envoyer un bus pour récupérer l’ensemble des usagers. Pour optimiser le transport et trouver un juste milieu entre les besoins, Optiago sert de jauge et permet de réduire les coûts sans dégrader la qualité des services : en respectant le temps de trajet maximal pour chaque usager, en réduisant la distance totale (directement liée à la réduction des coûts de transport) et en réduisant les émissions de CO2.



apei aube, Nomad, optimisation transport esms, suivi tournées transport


Le déroulement de l’expérimentation

  1. Co-construction avec les établissements : ils nous ont envoyé une liste Excel avec l’ensemble des données (usagers à transporter, contraintes des établissements,...)

  2. Importation des données sur le logiciel Optiago

  3. Expérimentations en temps réel

  4. Evaluation des indicateurs par IFROSS

  5. Co-construction avec l’ensemble des acteurs durant un an


Les établissements ont été très présents et nous ont fait beaucoup de retours. L’ensemble de ces étapes nous a permis de solidifier le logiciel, de modifier les fonctionnalités ou d’en ajouter de nouvelles, afin de répondre au mieux aux attentes du secteur médico-social. Par exemple, une contrainte de compatibilité a été rencontrée, deux personnes ne pouvaient pas voyager dans le même véhicule. Aujourd’hui c’est une fonctionnalité que l’on peut entrer directement dans le logiciel, pour optimiser en fonction de ces contraintes.


Nomad, esms, médico social


Expérimentation avec les professionnels du secteur médico-social


Les résultats des établissements de l’APEI de l’Aube

M. Diallo, directeur de l’APEI de l’Aube, a représenté l’association lors de ce webinaire et nous a apporté la vision des établissements.


Au niveau de l’organisation, Optiago a pu apporter plus de cohérence dans la création des tournées. Une vision plus globale de l’organisation des transports a pu être apportée, en collaborant avec l’ensemble des personnes qui travaillent à l’organisation des transports dans les établissements (récolter et définir les contraintes pour que ce ne soit pas uniquement une optimisation financière et que la qualité du transport ne soit pas dégradée). Les établissements ont observé une réduction à tous les niveaux ; émissions de CO2, dépenses, temps passé par les usagers dans les transports.


Pour chaque établissement, une réduction du nombre de tournées a été observée. Cependant, toujours en accord avec l’établissement et avec objectif une équité maximale entre les usagers, le temps de trajet a pu être augmenté pour certains trajets (de 3 minutes en moyenne). Un temps presque invisible dans la vie au quotidien et respectant toujours le temps maximum pour chaque usager, qui permet de trouver des marges de manœuvre et d’ajouter une personne au trajet ou de réduire le temps passé dans les transports de façon plus importante pour un autre.


Une moyenne de 12% de réduction des coûts de transport a été observée pour les établissements de l’APEI de l’Aube. Ces réductions sont relatives au nombre d’usagers d’un établissement : plus ils sont nombreux, plus il y a une possibilité d’optimisation.


Détails chiffrés de l’expérimentation en fonction de chaque établissement :

EEAP Les Parpaillols, IME Gai Soleil, IMPRO Accueil, IME Verger Fleuri, FAM Adret, APEI Aube

Exemple d’optimisation pour l’établissement Gai Soleil :


(à gauche l'organisation du transport initiale, à droite l'optimisation du transport)


Globalement, les établissements ont déclaré avoir été très satisfaits et avoir une meilleure vision de l’organisation des transports au quotidien.



Les bénéfices apportés par le logiciel Optiago


Le logiciel Optiago, anciennement connu sous le nom de Nomad, a démontré de nombreux avantages dans l'optimisation des transports pour les établissements. Voici un aperçu détaillé des bénéfices apportés par cet outil :


  • Amélioration du confort des usagers : Il était impossible d'augmenter le temps passé par une personne dans les transports, car il est de 4h par semaine en moyenne. L’outil permet d’indiquer un temps maximal de trajet à ne pas dépasser, l’hypothèse a donc pu être confirmée facilement. Cependant, pour réduire le temps de trajet qui peut être conséquent pour une personne, il faut parfois augmenter de quelques minutes le temps de trajet d’autres usagers (maximum 9 minutes, 3 minutes en général) afin de permettre une répartition plus juste de la durée de trajet. Les personnes qui ont vu leur trajet s’allonger de quelques minutes ont perçu une dégradation du transport, malgré le temps de trajet maximal respecté. La perception de la durée de trajets reste majoritairement positive, 60% des répondants estiment la durée courte.


  • Meilleure optimisation des ressources : Le coût des transports est diminué dans tous les établissements, mais dans des proportions variables, et souvent plus faibles que les objectifs fixés. Il est à noter que pour un établissement le coût de transport est inchangé malgré une absorption de 15% d’augmentation dans le nombre d’usagers à transporter Parfois on transporte les usagers dans des flottes inadaptées : 4 personnes dans un véhicule pouvant accueillir 8 personnes. La taille du parc de véhicules des transporteurs conditionne fortement la performance économique, l’absence de capacités variées ne permet pas d’optimiser le taux d’occupation. La réorganisation des tournées se solde par une réduction du nombre de tournées avec une diminution du nombre de véhicules et de conducteurs requis de 20%


  • Traçabilité et collecte de données : L’APEI de l’Aube estime avoir une meilleure visibilité sur la traçabilité des données collectées. En utilisant le logiciel Optiago, il est beaucoup plus simple de s’y retrouver pour les personnes s’occupant de l’organisation des transports dans les établissements. Il y a moins de dépendance aux transporteurs et une meilleure anticipation des absences.


    Les établissements identifient 3 gains associés à la mise en place de Optiago :

    • la réalisation d’économies sur les coûts de transport,

    • la fluidification de l’organisation

    • l’amélioration de la qualité de vie des usagers et aidants.


Suite aux retours positifs de l’expérimentation, l’APEI de l’Aube a décidé de continuer à travailler avec Optiago. Un nouvel appel d’offres transport s’appuyant sur les tournées proposées par le logiciel vient d’être émis et les tournées de plusieurs établissements sont en train d’être mises à jour.


Comment améliorer la gestion du transport pour les ESMS ? Quelles sont les difficultés rencontrées ?


La gestion du transport dans le secteur médico-social est cruciale pour garantir un service efficace et de qualité pour les usagers.


S’assurer de la collaboration des transporteurs :

Pour intégrer efficacement une nouvelle solution de gestion des transports, comme le logiciel Optiago (anciennement Nomad), il est recommandé de la déployer au moment de la passation ou de la renégociation des contrats avec les transporteurs ou de l'inscrire dans l'appel d'offre. Cette approche permet d’inclure des clauses spécifiques dans les appels d’offres pour l’utilisation du logiciel, assurant ainsi l’adhésion du prestataire dès le début du partenariat.


A défaut, il est nécessaire d’anticiper les échanges avec les transporteurs pour sécuriser leur adhésion au projet. Les premiers retours des entretiens montrent qu’il faut les approcher au plus tôt de la mise en œuvre du projet et avec un argumentaire travaillé et adapté à leurs enjeux afin d’assurer leur bonne compréhension du projet et de ses finalités, et éviter ainsi le blocage rencontré par certains ESMS.


Accompagner à la prise en main de l’outil :

La formation des établissements était initialement prévue à distance, mais avec certaines difficultés de connexion / d’interaction du côté des ESMS. Elle a donc été basculée en présentiel car cela permet d’éviter les problèmes de saisie et les informations incomplètes.


Prendre en compte l’écosystème d’outils existants :

Les échanges avec les transporteurs et chargés de logistique côté ESMS démontrent d’un réel besoin de cartographie des nombreux outils existants et des interconnexions possibles avec Optiago afin d’éviter les double saisies et/ou doubles emplois de certains applicatifs qui constituent de réels freins à l'appropriation de Optiago. Les utilisateurs peuvent avoir la sensation d’être face à “un outil de plus” dont l’utilisation peut s’avérer trop chronophage au regard des bénéfices apportés.


Pour M. Passis, il s’agit d’un sujet d’actualité, notamment grâce à la feuille de route du numérique en santé. Jusqu’à présent il était compliqué pour les logiciels de communiquer et d’échanger des données de santé avec l’ensemble de l'écosystème, par faute de capacité et de maturité, malgré le besoin d’interconnexion. Mais il y a désormais une ouverture et une capacité à la fois technique et psychologique, qui va donner la possibilité aux éditeurs de dialoguer avec l'écosystème.


Les retours que nous avons reçus de l'expérimentation sont globalement positifs : l’ensemble des associations avec lesquelles nous avons travaillé sont satisfaites et les hypothèses que nous avions sur ce que pouvait apporter le logiciel sont majoritairement validées.


L'expérimentation nous a permis de faire un bilan sur la solution Optiago, et de voir quels étaient les leviers et les freins, afin de l’améliorer. Suite à l'expérimentation, nous continuons de travailler avec l’APEI de l’Aube au quotidien sur l’optimisation du transport de leurs usagers.


Replay du webinaire




Nomad, transport esms, optimisation transport esms, logiciel esms, médico social

bottom of page