Directeurs d’ESMS, personnel d’un établissement, usagers, familles… Tous les acteurs du secteur sanitaire et médico-social sont concernés par la question du transport, pour différentes raisons.
Depuis plusieurs années maintenant, des éditeurs de logiciels proposent diverses solutions pour simplifier l’organisation et l’ensemble des problématiques liées au transport. En effet, pour un établissement, il est primordial de s’assurer que chacun des aspects du transport se déroule de la meilleure façon possible : de l’organisation, au moment du ramassage, sans oublier une bonne communication et coordination entre l'établissement et les chauffeurs. Il s’agit d’une étape importante dans la journée des personnes accueillies.
Que vous ayez besoin d’améliorer l’organisation des transports au sein de votre établissement ou que vous souhaitiez permettre aux proches de vos usagers d’être plus investis dans leurs quotidiens, les avantages sont nombreux. Mais voici 5 raisons d’investir dans un logiciel de transport !
1. Gagner du temps sur l’organisation des transports
Optimiser les tournées avec un logiciel, c’est aussi optimiser son temps !
Un logiciel d'optimisation des transport, tel que Optiago, permet d’automatiser de nombreuses tâches répétitives comme la planification des tournées, la création des feuilles de route, et l'intégration des données des usagers. Cela optimise le temps consacré à l’organisation, offrant une solution de transport plus efficace et adaptée aux besoins des usagers.
2. Avoir une meilleure vision sur les données de transport de l’ESMS
L’avantage d’utiliser un logiciel, c’est qu’il s’agit également d'un outil qui permet d'évaluer et de comprendre l'organisation générale du transport. Il offre une vue d’ensemble : informations sur les usagers, plannings de tournées, données de l'établissement, etc. Toutes les données de transport sont centralisées au même endroit.
En fonction du logiciel utilisé, on a par exemple accès au temps passé dans les transports par les usagers, aux émissions de CO2, aux coûts que cela représente…
3. Réduire les coûts liés aux transports
La réduction des coûts est évidemment un enjeu important pour les établissements sanitaires et médico-sociaux. En effet, on estime que les dépenses totales de transport liées à des prises en charge dans les ESMS s’élèvent au minimum à 1 Milliard d’euros par an.
C’est l’un des avantages d’avoir recours à un logiciel de transport. Car si l’acquisition d’un outil peut représenter un certain coût, c’est un investissement permettant de faire des économies sur le long terme.
Optimiser les trajets ou réduire les tournées de ramassage peut conduire à la diminution de la consommation de carburant et des coûts de maintenance sur le long terme.
4. Communiquer plus facilement avec l’ensemble des acteurs
Certains logiciels fonctionnent avec des applications usagers, ce qui permet d’assurer une communication en temps réel entre les différents acteurs du transport. L’établissement peut communiquer les feuilles de route et les informations nécessaires concernant les usagers directement aux chauffeurs.
Du côté des familles, elles ont aussi la possibilité de recevoir le planning des trajets. Elles peuvent communiquer spontanément avec l’établissement et le chauffeur en cas de contretemps et suivre le bon déroulement des trajets. En fonction du logiciel choisi, les proches peuvent être avertis en cas d’absence de la personne prise en charge ou d’un éventuel problème lors du transport.
En ce qui concerne les usagers, utiliser un logiciel de transport permet de leur offrir une meilleure qualité de prise en charge. La bonne communication aide à diminuer l’attente au quotidien, car ils sont avertis avec leurs proches des contretemps que peut rencontrer le chauffeur. Et une fois dans le véhicule, le trajet est effectué le plus rapidement possible pour éviter aux usagers de passer plus de temps qu’il ne faut dans les transports, grâce à l’optimisation réalisée par le logiciel.
5. Assurer une qualité de service aux usagers
LL'efficacité de la communication est cruciale pour garantir le confort et la qualité des services offerts dans les établissements médico-sociaux. Une bonne organisation des transports, facilitée par un logiciel dédié, influence positivement le quotidien des usagers à plusieurs niveaux.
Personnalisation des Trajets
Un logiciel de gestion de transport permet de recueillir et d'utiliser les données spécifiques de chaque usager, garantissant ainsi que leurs besoins sont respectés tout au long du trajet. Par exemple, les établissements peuvent éviter de placer ensemble des usagers qui ne s'entendent pas bien, améliorant ainsi le confort et le bien-être pendant le transport. Cette personnalisation contribue à offrir un service sur mesure, parfaitement adapté aux particularités de chaque usager.
Optimisation du Temps de Transport
Certains usagers peuvent être particulièrement sensibles au temps passé dans un véhicule. Un logiciel de transport permet d'indiquer un temps de trajet maximal pour chaque usager, en fonction de leurs besoins individuels. Cela aide à minimiser les désagréments liés à de longs trajets et à s'assurer que chaque usager bénéficie d'un temps de transport adapté à sa situation.
Régularité et Fiabilité
La possibilité de définir des heures de passage régulières pour chaque trajet renforce la fiabilité du service. Les usagers récurrents, comme les enfants, bénéficient ainsi d'une routine stable, ce qui leur apporte sécurité et confort. Cette régularité est particulièrement importante pour les personnes ayant des besoins spécifiques, où la constance joue un rôle majeur dans leur bien-être quotidien.
Flexibilité pour les Familles
Les parents ou les proches peuvent aussi tirer profit de la personnalisation des plages horaires grâce au logiciel de transport. En communiquant les besoins spécifiques de leurs proches (par exemple, récupérer ou déposer un enfant à une heure précise), ils peuvent mieux organiser leur quotidien. Cela réduit le stress et facilite la gestion de leur emploi du temps, tout en assurant que les usagers sont pris en charge de manière optimale.
Impact Positif sur la Journée des Usagers
Le transport étant souvent la première étape de la journée, son bon déroulement a un effet direct sur le déroulement global de la journée des usagers. Un trajet bien géré, rapide et confortable, favorise un démarrage serein de la journée, ce qui contribue à l'amélioration générale de la qualité des soins.
Réduction du Stress pour le Personnel
Enfin, le personnel des établissements médico-sociaux bénéficie également de l'intégration d'un logiciel de transport. Moins de stress lié à l'organisation et une meilleure communication en temps réel permettent aux équipes de se concentrer davantage sur l'accueil et le bien-être des usagers. Cela crée un environnement de travail plus agréable et améliore la qualité des services offerts.
Investir dans le bon logiciel de transport peut être une excellente idée car c’est un outil qui va aider l’établissement à rester organisé, efficace et rentable, tout en assurant la satisfaction des usagers et du personnel. Mais il s’agit d’une décision importante, car cela représente un changement de fonctionnement auquel il va falloir s’adapter et un investissement important au départ.
![[Vidéo témoignage] Optimisation du transport médico-social : économies et réduction de l'empreinte carbone](https://static.wixstatic.com/media/0f719c_ee120f0726a747a4b413fc9b1c7afb51~mv2.png/v1/fill/w_876,h_658,fp_0.50_0.50,q_95,enc_auto/0f719c_ee120f0726a747a4b413fc9b1c7afb51~mv2.png)
